Какие бесплатные мероприятия приводят новую аудиторию. Опыт коллег 04.10.2017
О.В. Пугач, начальник отдела Дворца творчества детей и молодежи имени А.П. Гайдара
Оцените расходы
Мероприятие может быть бесплатным для посетителей и участников, но не для организатора. Оцените, во сколько вам обойдется реализация идеи. Например, уборку помещений в учреждении надо закончить до того, как придут гости. Если мероприятие начинается в 9:00, значит, уборщицам придется выйти на работу до 8:00. Если рабочий день заканчивается в 18:00, а мероприятие – позже, задержатся и те, кто будет убирать после него. Педагогам тоже нужно быть на месте пораньше, чтобы проверить комплектность оборудования для своих занятий, подготовить рабочее место, а после окончания программы сдать материалы коменданту или отнести в кабинет. Сверхурочную работу сотрудникам придется оплатить в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). Если мероприятие попадает на выходной или праздник, сотрудникам начисляют, как минимум, двойной тариф (ст. 153 ТК РФ).
Руководству учреждения нужно заранее представлять себе масштаб массовых мероприятий, чтобы включить все материальные ресурсы в централизованную закупку. Хотя это не всегда получается: информационным поводом для внепланового мероприятия может стать событие в стране или в мире, победа коллектива учреждения или его сотрудников на значимом конкурсе. В этом случае закупка производится экстренно, и, скорее всего, не на самых удобных учреждению условиях.
Привлеките партнеров
Привлечь партнеров Чтобы снизить издержки, найдите организации, располагающие ресурсами или знающие, как их привлечь. Заключите с ними со глашение или договор о сотрудничестве. В документе определите права и обязанности каждой стороны – чем занимается учреждение, за какой фронт работ отвечает партнер.
Как в любом проекте, учреждению культуры и его партнерам надо заранее определить сферы ответственности каждого участника и то, что останется в учреждении после того, как проект завершится или мероприятие проведут.
Если речь идет об оборудовании и материалах, надо уточнить, на каких условиях ценности передадут учреждению, в каком состоянии, какими документами оформят. Иначе возможны неприятные сюрпризы.